ご訪問ありがとうございます。
7月に入りました。
4月から職場復帰されたママさんは、そろそろ仕事や生活のペースに慣れてきた頃と思いますが…
「常に時間に追われている！」
「仕事が終わらない！」
「あれもこれもで、頭がパンクしそう！」
という悩みはありませんか？
今日は、そんな頭を楽にして、且つ、時短も叶える❤︎
「考えない仕事術」
をご紹介します(^ ^)
本当にそんな虫のいいことができるの？？
できるんです❤︎
最初に言います。
一つ一つは単純なこと。しかも誰でも知っていることです。
ですが、産休前と同じようなやり方はしません。
最終的には、どこまで自分の仕事に落とし込めるか？踏み込んだ使い方ができるか？にかかっています。
逆に言えば、特別なスキルがなくても、誰にでも今すぐできることです❤︎
この記事を読んで、「なーんだ、知ってる」で終わる人は変わりません。
今日これからの仕事で実践して、「こういうことか！」と効果が分かれば、どんどん変われます。
私は実際、育休明けはフルタイムより2時間短い時短勤務になり、しかも産前よりも業務量が増えていましたが、この仕事術を導入することで必ず仕事はスケジュール通り終えて定時で帰っていました。
1人ひとりの仕事内容や使っているツールは様々なので、ここでは完全あなた仕様の時短術まではお伝えできません。
でも、ママの脳って、能力(脳力？)がアップしているんです！
きっと、今日これを読んだら、明日の仕事中に自分でひらめけるはずです！
「ここで使える！」「ここにも使える！」「もっとこうしたらいいかも！」
そう信じて、お伝えします。
この記事が、皆様のお仕事のヒントになりますよう(^ ^)
「考えない仕事術」とは？
私が時短で職場復帰してからというもの、時間がないので、「こんなことでいちいち考えてる頭と時間がもったいない！！」「毎回こんなことしてるの、メンドクサイ！！」と思うことが多くありました。
産前はそれが当たり前だと思っていたし、疑問にも特に不便にも思わなかったのに…。
復帰後の私は、処理スピードとアウトプットの質を落とさず、どれだけ楽をするかしか考えていませんでした。(^ ^;)
それで編み出したのが、この「考えない仕事術」。
考えなくても早く正確に仕事をこなせるような仕組みを作るということです。
結果、無駄に考える時間がなくなり、時短を叶えつつ、本当に時間と頭を使うべきところに使えるようになりました。
私の場合は、ショートカットキー(→❤︎)を多用していたおかげもあると思いますが…
使う技は、誰もが知っている、これだけ。
1.単語登録
2.定型文メモ
3.メールのフォーマット保存
これを、これでもかというほど、やりまくります。
単語登録(ユーザー辞書)をとことん使う
基本編
よく使う挨拶
- 「おせ」→「お世話になっております。」
- 「よろ」→「よろしくお願いします。」
- 「おつ」→「お疲れ様です。」
- 「かき」→「下記の件、承知いたしました。」
- 「ごほう」→「ご訪問ありがとうございます。」
よく使う単語、人や部署の名前など。
- 「たなか」→「営業部 田中様」
- 「dv」→「DolceVita」
変換でなかなか出てこない名前
- 「やまざき」→「山﨑様」「山嵜様」
ここまではやっている人は多いかと思います。
応用編
よく使う客先名と担当者の名前までをまとめて
商品名と「×」までセットで
- 「商品A」→「商品A×」
変換でなかなかでない人名、客先名
- 「たなか」→「田中恵実」(読み方が複数あって一発変換できない名前)
長い単語など
- 「たなか」→「田中恵実税理士事務所」
- 「あど」→メールアドレスやURL
- 「あか」→自分のアカウント名など
記号など
- 「てんせん」→「┈┈┈┈┈┈┈┈」
- 「は」→「#ママ #ママでも #ママ業 …」(いつも使うハッシュタグ)
- 「かけ」→「×」
振込人名義→客先名
- 「しまだたけし(シマダタケシ)」→「嶋田商店」
客先名→顧客番号
- 「しまだ」→「001000」
振込人名義→顧客番号
- 「しまだたけし」→「001000」
私の仕事の場合、お客様の住んでいる区と名前をセットにして入力していたので、
「さとう」→「港区 佐藤〇〇(フルネーム)」
と登録していました！
「毎回入力が面倒だ〜」「これで漢字合ってたっけ？」というのがあったら、どんどん登録しましょう。
意外とこんなのも登録したら便利だった！というのを見つけたら、嬉しいですね(^ ^)
定型文メモをとことん使う
伝言メモを“カスタマイズしてから”ストックしておく
ネットで無料で入手できる、A4で6枚分くらい作れる伝言メモってありますよね。
普通は、何も書いていない状態で何枚か印刷してストックしていると思いますが、よく使う文面を伝言メモのフォーマットに書いて、書いたものをフォーマットにし、作り置きしましょう。
毎回メッセージを思い出したり手書きする手間が省けます。
自分で定型文メモを作る
私は、ある特定の電話応対のためだけのフォーマット(電話中にこちらから相手に聞くことがある)だったり、営業さんに売上数量を書いてもらうメモだったり、あらゆるものを定型文化、フォーマット化しました。
後者の営業さんとやりとりする際のメモは、それをもとに自分が後で伝票を起こすのに使うものだったため、伝票を起こす際に必要な情報をそのメモ内に全て網羅しました。
(顧客番号、商品名、商品コード、単価、単位などです)
そうすることで、営業さんも記入しやすいし、自分もそれさえ見れば確実に伝票を作れるという状態にしたのです。
それまでは「顧客番号なんだっけ」「商品名なんだっけ」で心配になるので、間違えられないので別のカンペ資料を机に出していました。
(商品名が似ているものが複数あったのです)
それが必要なくなったので、資料をいちいち準備する手間もなくなり、机の上もスッキリした状態で伝票を起こすことができるようになりました。(^ ^)
送信済みメールをとことんフォーマット化する
メールで案内などを送信した場合、送信済みフォルダ内に個別のフォルダを作り、そこに保存しておきましょう。
送信済みフォルダ内にそのまま放置しておくと、メールの件名などを忘れた場合、検索してもなかなかひっかからない場合も。
(メールが多いと、検索に時間がかかって、時間のロス！)
フォルダ分けして取っておくことで、送信済みフォルダから検索する手間と検索にかかる時間の両方を省けます。
また、自分の仕事の同僚やパートナーが送った案内も、自分がやる可能性がある業務であれば、保存しておくとなおよいです。
その同僚が万が一休みなどで自分が対応しなければならない場合、前もってフォーマットを取っておくことで、メールを探すことからやるより、ひとつハードルが下がりますよね。
これだけでも取り掛かりが早くなります。
私にとってこれが特に役に立ったのは、部署のメンバーの慶弔の時。
滅多にないけど、必ずいつかはある。
慶弔(特にお悔やみ)の知らせは急に来ます。
部署のみんなにお祝いやお香典の集金を案内する時のメールを保存しておいて、自分の仕事が忙しい時期に起こっても慌てず対応できるようにしていました。
ポイントは、“考えなくても正確にできる仕組み作り”。
ワーママ・時短ママはただでさえ時間が限られています。頭も起きてから寝るまでフル回転です。
(場合によっては十分な睡眠も取れないので、頭が働かない…)
どこで時間を削るかというと、「無駄に調べたり考えている時間」です。
例えば、キーボードで「DolceVita」と入力するとき、「えーっと、『D、o、l、c、e、』…」と全て入力するのと、「dv」で一発変換するのと、どちらが早くて正確かは、言わずもがなです。
(しかも前者はだいたい頭の中で『ど、る、ち、ぇ…』とか言ってる。これも無駄な頭の使い方)
客先名を見て顧客番号を調べてから入力するのと、客先名から一発で顧客番号に変換できるのとでは、やはり大きな差になります。
こういう細かいところまで仕組み化することで、頭の余計なエネルギー消費を抑えながら、時短も叶えることができます。
そして、本当に時間をかけるべきところに時間をかけられるように、頭を使うべきところで頭を使えるようになるのです。
まとめ
下記に、「考えない仕事術」の効果とメリットをまとめました。
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1.単語登録
- 変換の候補を探す時間を削る
- 変換ミスをチェックする手間を省く
- 単純に入力する時間が短くなる
- 他の資料を調べる手間と時間をなくす
- タイプミスをなくす
2.定型文メモ
- 毎回書く時間を削る
- 毎回内容を考える時間と手間をなくす
- 間違えて書き直す必要がなくなる
- メモをやり取りする相手にとっても、見やすく書き込みやすい
- その後の作業に必要な情報を盛り込むことで、その作業までスムーズに行える
- 電話対応のフォーマットなどに応用可能
3.メールのフォーマット保存
- 過去のメールを探す時間を削る
- 文面を一から作る手間を省く
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ほんと、ひとつひとつはよくある技なのですが、どこまでやり切るか！です。
とことんやってください。
やれば必ず仕事が楽になります！！倍の速さで処理できます！！
少しでもご参考になれば幸いです。
※この記事で例に使用した名前等は、全て私が考えた架空のものです。
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ワーママの時短術については、こちらもどうぞ❤︎
職場復帰ママに捧ぐ①〜時短の味方！ショートカットキーのススメ(※初心者さん向け) - DolceVita〜おいしい人生を叶えるブログ〜
職場復帰ママに捧ぐ②〜時短裏ワザ。当たり前のことを疑ってみる。○○の時間をなくす。 - DolceVita〜おいしい人生を叶えるブログ〜
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お読みいただきありがとうございました。
